Membongkar Gudang Memori: Strategi Mengubah Tumpukan Arsip Statis PENS Menjadi Bermakna

Synthia Amelia Putri Mahardika; Marsanda Lintang Rahayu; Hendro Margono

doi:10.26877/e-dimas.v17i2.25902

Membongkar Gudang Memori: Strategi Mengubah Tumpukan Arsip Statis PENS Menjadi Bermakna

Synthia Amelia Putri Mahardika, Marsanda Lintang Rahayu, Hendro Margono

Abstract

Pengolahan arsip statis dalam unit kearsipan berperan penting untuk memudahkan proses temu kembali dan menjaga informasi dalam arsip tersebut. Pada Kearsipan Politeknik Negeri Surabaya (PENS), arsip statis terkait sejarah pendirian bangunan PENS hingga arsip vital lainnya masih belum terkelola secara optimal. Melalui kegiatan praktik kuliah lapangan, arsip tersebut dikelola mulai dari pengklasifikasian, input ke daftar inventaris arsip, hingga penataan pada rak. Tujuan dari kegiatan tersebut sebagai bentuk implementasi antara teori yang diperoleh dari perkuliahan dengan kondisi nyata di lapangan khususnya pada pengelolaan arsip statis. Hasil dari pengolahan tersebut membuat arsip statis dapat dilayankan kepada pengguna karena sudah terklasifikasi, juga terdapat daftar arsip untuk pengecekan secara berkala. Selain itu, pada rak juga terdapat label keterangan terkait isi arsip untuk memudahkan pengguna menemukan arsip yang dibutuhkan. Melalui pengolahan arsip statis, diharapkan Kearsipan Politeknik Negeri Surabaya dapat memberikan layanan peminjaman arsip secara optimal kepada civitas akademika maupun masyarakat yang membutuhkan informasi dari arsip-arsip statis tersebut.

Keywords

arsip statis; pengolahan; kearsipan

References

Afrina, C., Habiburrahman, & Ardyawin, I. (2024). Nilai Historis dan Keagamaan Naskah Tarekat Tanjung Barulak dalam Arsip Budaya Minangkabau. IKOMIK: Jurnal Ilmu Komunikasi dan Informasi, 4(2), 53–58. https://doi.org/10.33830/ikomik.v4i2.1 0697

Amalia, A. T., & Panduwinata, L. F. (2022). Sistem informasi manajemen arsip elektronik (E-arsip) berbasis microsoft access terhadap efektivitas penemuan kembali arsip pada SMKN 4 Surabaya. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 10(3), 195-210.

Anggraeni, M., Suyitno, I., & Asari, A. (2021). Manajemen Kinerja Pengelolaan Arsip Statis di Unit Pusat Arsip Universitas Negeri Malang pada Masa Pandemi Covid-19. JoLLA: Journal of Language, Literature, and Arts, 1(3), 383–396. https://doi.org/10.17977/um064v1i320 21p383-396

Avilanti, M., Mustafa, I., & Sedu, V. A. (2024). Peran Komunikasi Organisasi dalam Mengoptimalisasi Akuisisi Arsip Statis di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sikka. Arus Jurnal Sosial dan Humaniora, 4(3), 2139-2145.

Berliani, A. L., & Safii, M. (2025). Tinjauan Literatur Tentang Strategi Dan Tantangan Dalam Menjaga Nilai Guna Arsip Statis. Jurnal Literasi Perpustakaan Dan Informasi UHO, 5(2), 100–110. https://doi.org/https://doi.org/10.52423/jlpi.v5i2.78

Dimisyqiyani, E., Wahyudjati, N. A., & Amaliyah. (2022). Using Archival Information System for Effective Retrieval of Document. Academic Journal of Business and Social Sciences, 6(1).

Fadhli, M. (2021). Manajemen Arsip Statis sebagai Upaya Pelestarian Informasi

Lembaga Pemerintahan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi. Shaut Al-Maktabah: Jurnal Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi, 13(2), 194-203.

Finnahar, A. M. W., & Fatmawati, R. (2021). Sistem Klasifikasi Arsip Di Biro Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas Negeri Padang. Jurnal Pustaka Budaya, 8(1), 20-29.

Fransiska, A. (2023). Penataan Koleksi Bahan Pustaka Di Perpustakaan Politeknik Negeri Sriwijaya Sebagai Upaya Mempermudah Menemukan Kembali Buku Yang Diperlukan Oleh Pemustaka. Jurnal Multidisipliner Bharasumba, 2(03), 218-229.

Fujiana, Rahmi, Hawa, S. ., Listianto, F. ., Jafar, M. A. ., Jailani, M. A. ., & Hidayat, R. (2025). Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram. JIMU: Jurnal Ilmiah Multidisipliner, 3(03), 1551–1557. https://ojs.smkmerahputih.com/index.php/jimu/article/view/823

Iqnatius, Y., & Lawanda, I. I. (2025). Alih Media dan Pemindahan Arsip Inaktif Instansi X Republik Indonesia dalam Menunjang Pemindahan Ibu Kota Negara. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 18(1), 46-70.

Kuswantoro, A., & Anggraeni, I. (2022). Pengelolaan Arsip Kartografi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Evokasi: Jurnal Kajian Administrasi Dan Sosial Terapan, 1(2), 81-89.

Mufidati, T. Y., & Wijayanti, L. (2021). Strategi Peningkatan Aksesibilitas Arsip Statis Sebagai Informasi Publik Pada Lembaga Kearsipan di Era Keterbukaan Informasi tantangan bagi lembaga kearsipan . Era keterbukaan informasi ditandai dengan Pemanfaaatan TIK dalam pengelolaan informasi semakin. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 5(1), 14–25. https://doi.org/https://doi.org/10.22146/diplomatika.70883

Mulik, H. V. A. P., Susilowati, T., & Winarno, W. (2024). Pemeliharaan Arsip Di Sekretariat DPRD Kota Surakarta. Eksekusi : Jurnal Ilmu Hukum Dan Administrasi Negara, 2(1), 325–342. https://doi.org/10.55606/eksekusi.v2i1.944

Nugraha, H. C., & Laugu, N. (2021). Pelestarian naskah kuno dalam upaya menjaga warisan budaya bangsa di Perpustakaan Museum Dewantara Kirti Griya Tamansiswa Yogyakarta. Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi Dan Kearsipan, 7(1), 105–120. https://doi.org/10.14710/lenpust.v7i1.3 7694

Nurmustafha, N., Damayani, N., Khadijah, U., Rodiah, S., CMS, S., Rukmana, E., & Khoerunnisa, L. (2024). Kegiatan preservasi preventif dan kuratif koleksi di Perpustakaan Universitas Komputer Indonesia. Informatio: Journal of Library and Information Science, 4(1), 51-64. https://doi.org/10.24198/inf.v4i1.4 6648

Rachmaningsih, D. M., Dewiki, S., Utami, H. D., Wahyono, E., Samsiyah, S., & Hermawati, Y. (2023). Tata Kelola Arsip Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum. Journal of Documentation and Information Science, 7(1), 1-10.

Rahayu, H. M., Murtini, W., & Susantiningrum, S. (2022). Pelaksanaan Pengelolan Arsip Dinamis di Dinas Kearsipan dan Peprustakaan Kabupaten Sukoharjo. JIKAP (Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran), 6(3), 124-143.

Republik Indonesia. (2011). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 Pedoman Preservasi Arsip Statis.

Rohani, R., Wulansari, P., Wahdania Alfira, Muslimah, M., Ramadhani, U., Assagaf, S. R. F., Nasrul, D. R., Rusli,

S., Djamal, S. M., Umar, T., & Abidin, S. (2025). Optimalisasi Shelving dan Pengolahan Koleksi untuk Memudahkan Temu Balik Informasi di UPT Perpustakaan Syekh Yusuf UIN Alauddin Makassar. Pedamas (Pengabdian Kepada Masyarakat), 3(06), 1897–1904. Retrieved from https://pekatpkm.my.id/index.php/JP/a rticle/view/850

Sari, I. N., & Putranto, W. A. (2023). Perlindungan Arsip Vital dan Penanganan Arsip Pascabencana. Gadjah Mada University Press.

Sonya, S. (2025). Preservasi Arsip Statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau dalam Upaya Pelestarian Arsip. ABDI PUSTAKA: Jurnal Perpustakaan Dan Kearsipan, 5(1), 79–92. https://doi.org/10.24821/jap.v5i1.8744

Susilawati, H.., Hapsari, N. F. A., Zaharani, Z. A. I., & Sumaya, A. (2025). Pelatihan Klasifikasi Arsip Keluarga Berbasis Digital Sebagai Upaya Siaga Bencana di Desa Pemenang Timur: Pelatihan Klasifikasi Arsip Keluarga Berbasis Digital Sebagai Upaya Siaga Bencana di Desa Pemenang Timur. BIDIK: Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat, 5(2), 21-27.

Wahyudi, H., Ambya, A., Usman, M., & Suparta, I. W. (2024). Penyuluhan Arsip Dinamis dan Undang-Undang Tentang Kearsipan. BEGAWI: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 2(1), 20-24.

Zahara, C. I., Mursyidin, M., Mardhiah, N., & Fadhil, Z. (2022). Manajemen Arsip Untuk Meningkatkan Pemeliharaan Arsip Statis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Barat. Journal of Social Politics and Governance (JSPG), 4(2), 67–78. https://doi.org/10.24076/jspg.v4i2.888

DOI: https://doi.org/10.26877/e-dimas.v17i2.25902